Hablamos de El Proceso Administrativo de la Empresa.

Cuando se habla del Proceso Administrativo de la Empresa, lo podemos conocer a través de muchos autores en el Bachillerato, se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.


1. Elementos del Proceso Administrativo.

1.a La Planificación.

Planificación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.
La tarea de la planificación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.
La naturaleza esencial de la planificación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son:
1. Contribución a los objetivos y propósitos.
2. Primacía de la planeación.
3. Extensión de la administración .
4. Eficacia de la planeación.


1.b. La Organización

La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica.

La planificación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.

Las actividades básicas relativas a la función de organización son:

Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.

1.c La Dirección

La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.

Esta función comprende las siguientes etapas:

Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.

Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa.

Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó.

Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:

Determinación de lo que debe hacerse (planificación), establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control).

1.d El Control

El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:
1.d.1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores.
1.d.2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
1.d.3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos.
1.d.4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:

Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).

Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:
• Administración de la Calidad Total
• Reingeniería de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:
• Mejorar la calidad del producto.
• Reducir el tiempo del ciclo de producción.
• Reducir los costos.
La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:
• Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
• Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
• Crear una cultura de servicio al cliente.
• Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo.

La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial.

Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:
• Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.
• Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico.
• Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
• Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.
• Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena producción.

Por último, no debemos olvidar dos conceptos importantes y a tener en cuenta en la Dirección y por ende, en la Empresa: El Liderazgo y La Motivación.

El Liderazgo, está conformado por un conjunto de características, ya sean innatas, aprendidas o adquiridas formalmente, que tiene una persona para ejercer influencia sobre otras con el fin de encaminar los esfuerzos de un grupo hacia la consecución de sus objetivos.

Por otro lado, no hay que olvidar que, El liderazgo es una política fundamental en las organizaciones y sobre todo en el campo de dirección de recursos humanos porque nos va a servir para influir en el comportamiento de los empleados de la empresa.
No se trata simplemente de dirigir esos comportamientos, sino que el liderazgo debe ir más allá, debe tratar de integrar a los empleados en el proyecto empresarial.

Y La Motivación, en la Empresa, es la predisposición de una persona a realizar su trabajo lo mejor posible, de modo que coincidan los objetivos personales con los objetivos de la organización.
También , podríamos definirla como: " El impulso que inicia, guía y mantiene el comportamiento, hasta alcanzar la meta u objetivo deseado.".

Los motivos pueden agruparse en diversas categorías:
En primer lugar figuran los motivos racionales y los emocionales.
Los motivos pueden ser egocéntricos o altruistas.
Los motivos pueden ser también de atracción o de rechazo, según muevan a hacer algo en favor de los demás o a dejar de hacer algo que se está realizando o que podría hacerse.
La motivación también puede ser debida a factores intrínsecos y factores extrínsicos. Los primeros vienen del entendimiento personal del mundo y los segundos vienen de la incentivación externa de ciertos factores.

. Factores extrínsicos pueden ser:
El dinero
El tiempo de trabajo
Viajes
Coches
Cenas
Bienes materiales

Todos estos factores pueden incrementarse o decrementarse en el espacio alrededor del individuo, sin embargo, los factores intrínsecos dependen del significado que le de la persona a lo que hace. Si bien es cierto, los llamados factores extrínsicos también dependen de esta interpretación de la persona, éstos pueden cambiarse radicalmente de forma muy rápida mientras que los intrínsecos requieren de un trabajo de asimilación más adecuado a la mente del individuo. Los factores intrínsecos tratan de los deseos de las personas de hacer cosas por el hecho de considerarlas importantes o interesantes.

Existen tres factores intrínsecos importantes:
Autonomía: El impulso que dirige nuestras vidas, libertad para tener control sobre lo hacemos
Maestría: El deseo de ser mejor en algo que realmente importa
Propósito: La intención de hacer lo que hacemos por servicio a algo más grande que nosotros mismos

Pues bien, con la motivación que teneis de sobra, podeis mejorar los anteriores trabajos, y el liderazgo propio de cada grupo, espero pronto el resultado de vuestros trabajos.

A por ello!.

Fuentes:
Adriana López. Monografías.
Economía de la Empresa. José Miguel Ridao González.
Andrés Quijano Ponce de León. Universidad del Rosario. Colombia.
PYMES.
Rosa Aguilar.
Wikipedia